Kulturstyrets statutter

INNLEDNING

§ 1 Kulturstyrets formål

1.1. Kulturstyret (KS) er Velferdstinget (VT) i Bergens utøvende organ for kulturpolitikk og er saksforberedende i kulturpolitiske spørsmål.

1.2. KS skal bidra til å styrke den kulturelle aktivitet og det sosiale tilbud til studenter tilknyttet Studentsamskipnaden i Bergen (SiB).

1.3. KS skal bidra til å profilere studentkulturen utad.

1.4. KS skal legge forholdene til rette ved å tildele økonomisk og praktisk støtte for å utvikle kulturtilbudet i omfang og kvalitet.

1.5. KS skal ikke selv drive kulturell aktivitet, men organisatorisk stimulere til dette.

§ 2 Støttedefinisjoner

2.1. Driftsstøtte er den viktigste støtten KS gir, og er støtte og/eller driftsgarantier til studentorganisasjonens ordinære drift. Støtten bevilges normalt for ett kalenderår om gangen. Søknadsfrist er 15.februar.

2.2. Prosjektstøtte er støtte og/eller underskuddsgaranti til arrangementer som i vesentlig grad skiller seg fra studentorganisasjonens ordinære drift i art eller størrelse, og der arrangementet ikke har vært arrangert i mer enn to år. Søknaden må være KS i hende innen rimelig tid før arrangementet gjennomføres.

2.2.1. I forbindelse med en søknad om prosjektstøtte er det mulig å søke om
underskuddsgaranti. Underskuddsgaranti utbetales når endelig regnskap for prosjektet foreligger og har blitt godkjent i organisasjonens øverste organ.

2.3. Praktisk støtte er ytelser som kurs, seminarer, tilgang til utstyr som eies av KS, tilgang til lokaler i Det Akademiske Kvarter, Villaen, NG1b og de SiB-tilsluttede lærestedenes lokaler (hvor KS har hjemmel for dette).

STØTTEBERETTIGELSE

§ 3 Krav til organisasjonen

3.1. Organisasjonen som søker støtte etter § 2 må være tidligere registrert av KS eller registreres når søknad om støtte fremsettes (se pkt. 3.2.- 3.7.)

3.2. Vilkår for registrering: Minst to tredeler av organisasjonens medlemmer må være medlem av SiB og organisasjonen må ha minst fem medlemmer. Med medlemmer forstås de personer som ifølge organisasjonens egne statutter/lover har stemmerett ved den forsamling som vedtar statutter/lover.

3.3. Organisasjoner som engasjerer et stort antall studenter, men som likevel ikke oppfyller kravet om 2/3 SiB-medlemmer kan få støtte såfremt organisasjonen har særlig tilknytning til studentkulturen. Støtten som deles ut i slike tilfeller vil være forholdsmessig etter andelen SiB-medlemmer i organisasjonen.

3.4. En organisasjon kan ikke registreres dersom dens aktiviteter:
- er av rent faglig art og går inn under undervisningsinstitusjonens virksomhet
- defineres som studentidrett
- bidrar til ulovlig virksomhet eller usaklig forskjellsbehandling.

3.5. En studentorganisasjon tilknyttet en annen ikke-studentrettet forening/organisasjon registreres som studentavdeling.

3.6. Studentorganisasjonen skal være registrert hos Brønnøysundregisteret.

3.7. Studentorganisasjonen må ha en bankkonto som står registrert i organisasjonens navn.

3.8. For driftsstøtte er det krav om at organisasjonen har en egen/utskillbar økonomi. KS gir ikke driftsstøtte til organisasjoner som mottar alminnelig støtte fra SiB.

§ 4 Krav til aktivitetene

4.1. Organisasjonen bør selvfinansiere minimum 25 prosent av drift det søkes støtte til.

4.2. Ikke støtteberettiget er:
- aktiviteter som hindrer registrering (se 3.4)
- aktiviteter som dekkes av fristasjonsytelser (gratis lokaler, elektrisitet, brensel, vedlikehold og lignende)
- aktiviteter som dekkes av alminnelig støtte fra SiB
- organisasjonens egen reisevirksomhet, mat og drikke (dette gjelder dog ikke for foredragsholder og lignende.)
- leie av faste lokaler med mindre det foreligger avslag om fristasjonsytelser og støtten er nødvendig for organisasjonens ordinær formål.
- radiodrift eller kjøp av sendetid.
- det kan i ekstraordinære tilfeller åpnes for å hente inn i ekstern, lønnet hjelp til arbeidsoppgaver som organisasjonen ikke klarer å gjennomføre ulønnet. I disse tilfeller skal Kulturstyret fokusere på måtehold.
- aktiviteter det søkes prosjektstøtte til som har foregått før søknad er kommet KS i hende.
- aktiviteter hvor overskuddet går til veldedige formål.

4.3. Støtte til investering i varige verdier (utstyr og oppussing/møblering av en organisasjons faste lokaler) kan tildeles dersom det foreligger avslag om fristasjonsytelse og støtten er nødvendig for å:
- starte ny virksomhet, sikre eksisterende verdier i fast eiendom og permanent utstyr, eller
- bevare organisasjonens egenart

SØKNADSPROSESSEN

§ 5 Krav til søknaden

5.1. Alle søknader skal presenteres på Kulturstyrets skjema.

5.2. Skjemaet skal være undertegnet av juridisk og økonomisk ansvarlig for søknaden. Undertegnende går god for opplysninger gitt i søknaden og aksepterer vilkårene for eventuell tildeling.

5.3. Søknaden skal ha følgende vedlegg:
- budsjett for søknadsperioden
- handlingsplan for aktiviteter i søknadsperioden
- balanse (egenkapital/gjeld for året før +/- årsresultatet) og resultatregnskap for forrige søknadsperiode.
- aktivitetsrapport for forrige søknadsperiode
- eventuelle publikasjoner/programhefter fra forrige periode
- gjeldene statutter/lover for søknadsperioden. I organisasjonens statutter/lover skal det defineres hvor et eventuelt overskudd går og hva som skjer med organisasjonens midler og verdier ved en eventuell oppløsning.
- oversikt over tillitsvalgte

5.4. Støtte fra Kulturstyret skal fremgå som egen post på organisasjonens regnskap og budsjett.

5.5. Dersom ufullstendig søknad ikke kompletteres innen to måneder etter mottatt søknad, må ny søknad sendes.


§ 6 Retningslinjer ved Kulturstyrets behandling av søknaden

6.1. Støtten skal bidra til størst mulig bredde og variasjon i kulturtilbudet for SiBs medlemmer. KS skal primært støtte ikke-kommersiell drift.

6.2. Søknadene behandles skjønnsmessig og følgende blir vurdert:
- organisasjonens aktivitetsnivå
- antall SiB-medlemmer som engasjeres
- økonomistyring og driftskvalitet
- evne og mulighet til egeninntjening
- deltagelse i studentpolitiske/kulturelle fora
- søkers posisjon i det totale kulturbildet
- aktivitetsendring og begrunnelse for eventuell endring av støttebeløp fra forrige søknadsperiode.
- KS kan gi oppstartsstøtte til nye organisasjoner. Dette gjelder kun første gang organisasjonen får støtte fra KS.

6.3. Det tildeles ikke mer støtte enn organisasjonen selv søker om.

6.4. KS kan kutte i bevilgninger i forhold til tidligere år.

6.5. KS kan kreve å få fremlagt medlemslisten hvor antall medlemmer skal fremkomme, og hvorvidt disse er semesterregistrert hos en SiB-tilknyttet institusjon.

6.6. Dersom deler av organisasjonens aktiviteter ikke er støtteberettiget (se § 4), diskvalifiseres ikke organisasjonen for støtte. KS kan se bort fra ikke-støtteberettigede utgifter/inntekter og kun vurdere støtteberettigede aktiviteter.

6.7. Søknader om driftsstøtte som presenteres etter 15. februar kan få redusert bevilgning tilsvarende den andel av driftsåret som er gått siden 15. februar.

6.8. KS gir begrunnelse for vedtak ved avslag, delvis innvilgelse og ellers når
søkerorganisasjonen ber om det.

§ 7 Klage på vedtak i KS

7.1. Søkere kan klage på vedtak fattet i KS. Fristen er tre uker etter mottatt svar fra KS.

7.2. Klagen behandles i nytt møte i KS.

7.3. Dersom søker ikke får medhold i klagen fra KS, kan vedtaket påklages til VT innen tre uker etter svar på klage.

UTBETALING OG BETINGELSER

§ 8 Utbetaling av støtte

8.1. Driftsstøtte utbetales normalt innen en måned etter behandling.

8.2. Krav om utbetaling av underskuddstøtte må fremmes i samme kalenderår som eller tre måneder etter prosjektet ble utført. Underskuddsstøtten vil ellers bortfalle.

8.3. Leder kan godkjenne utbetalinger av underskuddsstøtte inntil summen vedtatt av styret.

§ 9 Bruk av bevilget støtte

9.1. Støtten skal kun benyttes i tråd med KS sine statutter og opplysninger gitt i søknad.

9.2. Det skal fremgå at aktiviteten er støttet av KS på program, tidsskrift, plakater eller annet trykt materiale.

9.3. Det er en forutsetning for tildeling av støtte at søker aksepterer KS sin rett til å revidere søkers regnskap for de aktiviteter det søkes støtte til (se § 10).

9.4. Særlige krav kan stilles til søkere etter vedtak i KS, eksempelvis særskilt
informasjonsplikt som betingelse for bevilgning. KS kan også vedta at en minsteandel av bevilgningen skal benyttes til markedsføring/profilering av organisasjonen og dens virksomhet utad.

9.5. Bevilgninger bortfaller eller må betales tilbake dersom forutsetninger eller krav til støttemottager ikke er oppfylt (se forhold beskrevet i § 3 og pkt 10.4).

9.6. Organisasjonens styre står ansvarlig overfor KS for tilbakebetaling av bevilget beløp dersom forhold beskrevet under pkt. 10.4. inntreffer.

§ 10 Revisjon

10.1. KS skal hvert driftsår ta ut et antall støttemottakerne til revisjon. KS velger selv antall, tidspunkt og revisor.

10.2. Revisjonen har to formål: Å tilby organisasjonen gratis revisjon og veiledning i regnskapsføring, og å kontrollere at organisasjonene benytter støtten i tråd med KS sine statutter og at opplysninger gitt i søknaden er korrekte.

10.3. Bevilget støtte kan holdes tilbake til revisjon er gjennomført.

10.4. Bevilgning kan helt eller delvis bortfalle eller bli bedt om å betales tilbake dersom:
- det er uoverensstemmelser mellom opplysninger gitt i søknad og reelle forhold
- midler er brukt i strid med vilkår for bevilgning
- støttemottaker nekter KS å gjennomføre kontroll
- støttemottaker ikke gir KS relevant dokumentasjon innen seks uker etter mottak av varsel om revisjon

10.5. Er organisasjonen sanksjonert etter forhold nevnt under pkt 10.4 kan dette få konsekvenser for senere søknader fra den aktuelle organisasjonen.

KULTURSTYRETS SAMMENSETNING OG FORRETNINGSORDEN

§ 11 KS og dets konstituering

11.1. KS sine medlemmer blir valgt av VT på bakgrunn av innstilling fra en valgkomité. Valgkomiteen skal bestå av organisasjonssekretær og minst én fra VT og én fra KS. Valgkomiteen skal hver høst innstille til VT det antall medlemmer som trengs til neste års KS.

11.2. KS består av tretten medlemmer og syv nummererte varamedlemmer, 19 av disse er valgt av VT. I tillegg kommer organisasjonssekretær i SiB. Denne skal ha egen vara. Medlemmer valgt av VT: Leder og nestleder velges for ett år, seks medlemmer velges for to år, tre av disse velges hvert kalenderår, fire medlemmer velges for ett år. Varamedlemmene velges for ett år.

11.3. KS skal tilstrebe minst 40 prosent representasjon av det underrepresenterte kjønn. Ved ellers like kvalifikasjoner skal det underrepresenterte kjønn ha rangen over det overrepresenterte.

11.4. Dersom leder eller nestleder trer ut av KS i løpet av valgperioden velger VT ny for den tiden som gjenstår frem til ordinært valg. Når leder eller nestleder velges blant KS sine faste medlemmer foretas det suppleringsvalg for resten av vedkommende medlems valgperiode. Ved øvrig frafall i valgperioden foretas det suppleringsvalg av VT.

11.5. Leder og nestleder er gjensidig ansvarlig for at den andres oppgaver ivaretas ved et eventuelt fravær.

11.6. KS kan fastsette særskilte ansvarsområder for styrets faste medlemmer.

11.7. KS er ansvarlig overfor VT. VT vedtar disse statuttene med to tredjedels flertall samt budsjett og handlingsplaner etter forslag fra KS. KS fremlegger regnskap og årsmelding for VT til godkjenning.

11.8. Kandidater som ønsker å stille til verv i KS, og få dette behandlet av valgkomiteen, må melde sitt kandidatur 21 dager før velgende VT.

11.9. Medlemmer av KS skal ikke delta under noen fase av behandlingen av søknader der de selv står som søkere, eller innehar sentrale tillitsverv. KS-medlemmer bør ellers fratre behandlingen av saker der de mener seg inhabil. Opplysningene protokollføres.

11.10. Forfall skal meldes til leder av KS innen to dager før styremøte. Umeldt forfall til to møter vil føre til advarsel fra KS. Ved umeldt forfall til tre møter har KS rett til å fatte vedtak om å ekskludere medlemmet.

11.11. Et vedtak om eksklusjon kan ankes til VT innen tre uker etter fattet vedtak.

11.12. Ved et KS-medlems frafall vil første varamedlem inntre som fast medlem av KS inntil nytt valg eller supplering.

§ 12 Økonomistyring

12.1. Leder legger frem for KS forslag til budsjett for neste driftsår innen vårsemesterets siste møte.

12.2. Leder legger frem endelig budsjett for KS på første møte i nytt driftsår. Regnskap legges frem innen 15.mars.

12.3. Leder legger frem budsjett- og regnskapsoversikt for styret hver måned.

§ 13 Møtevirksomhet

13.1. Leder innkaller til ordinært møte minimum fire virkedager innen det avholdes.

13.2. To faste styremedlemmer kan innkalle til ekstraordinært styremøte med ett døgns varsel. Ved hastesaker kan telefonmøter avholdes.

13.3. Leder er møteleder.

13.4. Organisasjonssekretær er referent. Møtereferater sendes til alle medlemmer og varamedlemmer. Protokollen offentliggjøres på KS sine nettsider.

13.5. KS skal arbeide innenfor rammene av god forvaltningsskikk.

§ 14 Vedtaksdyktighet

14.1. Møtet er vedtaksdyktig når to tredje deler av styret er til stede.